Política de tratamiento de la información

Esta Política describe cómo Orión trata los datos personales de quienes usan la plataforma, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los desarrollan.

1. Responsable del tratamiento

Quien aparece en esta tabla es el responsable del tratamiento de los datos recogidos a través de la plataforma Orión.

2. Qué datos recogemos

Recogemos únicamente lo que la plataforma necesita para funcionar:

• De toda cuenta: nombre completo, correo electrónico, contraseña (almacenada cifrada, nunca en texto claro) y tu número de WhatsApp, que es obligatorio: es el canal para ubicarte si pasa algo con una clase o con tu cuenta.
• De estudiantes: las clases que reservas y su fecha, tu saldo a favor y tu historial de pagos, y, si decides completarla, tu ficha de aprendizaje: nivel autodeclarado, idioma, objetivos y motivación.
• De profesores: la información de tu postulación (experiencia, formación, idiomas que enseñas), los documentos que adjuntas, tu tarifa, tu disponibilidad y tus ganancias; y, una vez aprobado, tus datos de pago: la llave Bre-B, su titular y tu documento de identidad, para entregarte lo que recibimos en tu nombre.
• De la conversación: los mensajes que intercambias dentro de Orión con la otra parte de una clase.
• De la clase y su seguimiento: lo que el profesor anota al terminar (el acta de clase: lo trabajado, los errores que repites, el vocabulario) y los ejercicios de práctica que resuelves después, porque son tu avance.
• De tu voz, si usas el diagnóstico hablado: lo que dices en la conversación con Meissa se transcribe a texto para darte tu resultado; el audio no se guarda. Si haces el diagnóstico sin cuenta, lo borramos en el plazo que la pantalla te indica, salvo que crees tu cuenta antes.
• Si entras con Google, Microsoft, Facebook o Apple: de esa cuenta tomamos tu nombre, tu correo y su identificador, para abrir o vincular la tuya. No tomamos nada más.
• De un adolescente a tu cargo (sección 8): su nombre de pila, su año de nacimiento, su nivel, sus objetivos y el registro de sus clases. Nada más.
• Técnicos: dirección IP y navegador en el momento en que aceptas los documentos legales, porque la ley nos exige poder probar esa autorización.

No recogemos tu fecha de nacimiento (de un adolescente, solo el año), ni datos de tarjetas, ni el número o las claves de tus cuentas bancarias. Los pagos los procesa Wompi en su propia plataforma: los datos de tu medio de pago nunca pasan por Orión ni quedan almacenados aquí.

No tratamos datos sensibles. Si nos envías información de salud, origen étnico, convicciones religiosas o políticas, orientación sexual o datos biométricos (por ejemplo, dentro de un mensaje), no la solicitamos ni la usamos para ninguna finalidad, y puedes pedir su eliminación.

3. Para qué los usamos

1. Crear y mantener tu cuenta, y autenticarte cuando entras.
2. Permitir que reserves clases, que se te confirmen y que recibas su invitación de calendario.
3. Procesar los pagos y llevar tu saldo a favor, y liquidar a los profesores lo que les corresponde.
4. Comunicarte lo que ocurre con tus clases: confirmaciones, cancelaciones, recordatorios y respuestas a tus solicitudes, por correo, dentro de Orión y, cuando haga falta, por WhatsApp.
5. Mostrar tu perfil público de profesor en el marketplace, cuando tu postulación esté aprobada.
6. Atender tus peticiones, quejas y reclamos.
7. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.
8. Mantener la seguridad de la plataforma y prevenir fraudes.

No vendemos tus datos, no los cedemos con fines publicitarios y no tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti.

4. Con quién los compartimos

Solo con quienes hacen falta para que Orión funcione, y solo con lo que necesitan:

• La otra parte de tu clase. Tu profesor ve tu nombre, tu foto si la tienes y tu ficha de aprendizaje si la completaste, porque la usa para preparar la clase. Tú ves lo mismo de él.
• Wompi S.A.S., como pasarela de pagos.
• Resend y Cloudinary, para el envío de correos y el almacenamiento de imágenes y documentos.
• Railway, donde se alojan la aplicación y la base de datos.
• 8x8, Inc. (Jitsi as a Service), que aloja la videollamada de cada clase. Recibe tu nombre y tu correo para abrirte la sala. Las clases no se graban.
• OpenAI, que procesa con inteligencia artificial lo que hace falta para tres funciones: transcribir y conducir la conversación del diagnóstico hablado y traducir lo que dice Meissa; ordenar las notas que el profesor dicta o escribe al terminar una clase para armar el acta; y generar los ejercicios de práctica a partir de esa acta. Le enviamos únicamente el texto necesario para cada función: lo que dijiste en el diagnóstico, lo que el profesor anota de la clase, y, como contexto, el nivel y el objetivo que escribiste en tu ficha. Nunca tu nombre, tu correo, tu teléfono ni el audio. Nada de un adolescente se envía a OpenAI.
• Google, Microsoft, Facebook o Apple, solo si eliges entrar con una de esas cuentas: ellos nos confirman quién eres; nosotros no les enviamos nada de lo que haces en Orión.
• Autoridades, cuando una norma o una orden judicial lo exija.

5. Tus derechos como titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.

6. Cómo ejercerlos

Escríbenos desde la sección Ayuda de la plataforma, eligiendo la categoría de habeas data, o al correo [email protected]. Necesitamos que nos digas quién eres, qué pides y cómo contactarte.

Los plazos son los que fija la ley y los cumplimos:

Si te prorrogamos el plazo, te lo decimos antes de que venza y te explicamos por qué.

El área responsable de atender estas solicitudes es la de administración de Orión, a cargo de los representantes legales de Orión.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Mientras tu cuenta esté activa, y el perfil de un adolescente mientras su autorización esté vigente. Cuando la cierras, eliminamos lo que ya no necesitamos y conservamos únicamente lo que la ley nos obliga a guardar: los registros de las transacciones y su soporte contable, por el término legal aplicable, y la constancia de las autorizaciones que diste, mientras esos datos sigan tratándose.

8. Datos de niños, niñas y adolescentes

Las cuentas de Orión son solo para mayores de 18 años. El artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 prohíbe el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes salvo los de naturaleza pública, y la Corte Constitucional (Sentencia C-748 de 2011) lo permite cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales, con la autorización del representante legal que exige el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 (hoy en el Decreto 1074 de 2015), previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

Con esas condiciones, Orión admite clases para adolescentes de 13 a 17 años a través de la cuenta de su padre, madre o tutor legal:

• Qué tratamos: su nombre de pila, su año de nacimiento, su nivel, sus objetivos de aprendizaje y el registro de sus clases. No tratamos su foto, su correo, su teléfono, su documento, su colegio ni su voz, y sus clases no se graban.
• Para qué: agendar y dar sus clases por videollamada, que el profesor prepare cada clase y que su representante legal reciba el resumen de su avance. Es el interés superior del adolescente —aprender— el criterio de todo el tratamiento.
• Quién autoriza: su representante legal, al crear el perfil, con una autorización específica, en pantalla aparte y con casilla propia, en la que declara que escuchó al adolescente y que está de acuerdo. Guardamos la constancia: versión del texto, fecha, dirección IP y navegador.
• Quién accede: el representante legal, y el profesor habilitado que va a dar la clase, solo antes de darla. El perfil nunca es público y el nombre del adolescente no aparece en reseñas ni en ninguna pantalla visible para otros.
• Sin inteligencia artificial: nada de un adolescente se envía a OpenAI ni a ningún otro proveedor de IA. El acta de sus clases la escribe el profesor a mano y la práctica se arma sin IA.
• Derechos: el representante legal ejerce por el adolescente los derechos de la sección 5 por los canales de la sección 6, y puede revocar la autorización cuando quiera desde su cuenta: el perfil se cierra y borramos sus datos, salvo los soportes de pago que la ley obliga a conservar. Al cumplir 18 años, el perfil se cierra y el joven puede abrir su propia cuenta.

Si detectamos una cuenta creada por un menor, la suspendemos y eliminamos sus datos.

9. Seguridad

Las contraseñas se almacenan con funciones de derivación de clave, nunca en texto claro. Las sesiones viajan por cookies seguras. Los enlaces a documentos de postulación son firmados y caducan a los cinco minutos. Ningún dato de medios de pago se almacena en Orión.

Ninguna medida elimina el riesgo por completo. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo informaremos y lo reportaremos a la autoridad cuando corresponda.

10. Registro Nacional de Bases de Datos

La obligación de registrar bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio recae sobre sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y sobre personas jurídicas de naturaleza pública. Orión, operado por una persona natural, no está sujeto a ese registro. Ello no lo exime de ninguna de las obligaciones sustanciales de la Ley 1581 de 2012, que cumple en los términos de esta Política.

11. Cambios

Si cambiamos esta Política publicaremos una versión nueva con su fecha de entrada en vigencia y te pediremos que la aceptes antes de seguir usando Orión. Las versiones anteriores se conservan: puedes pedirnos el texto que aceptaste en su momento.

12. Vigencia

Esta versión rige desde el 14 de octubre de 2026. La base de datos de Orión se mantendrá vigente mientras la plataforma opere y durante los términos de conservación descritos en la sección 7.